Hiring a Civil Service Employee

A. New Position

1. 的请求之前 new position via the “Create Position” 过程中，招聘经理将确认以下内容:
   1. 联系预算和规划办公室和/或拨款会计办公室(如果适用)核实该职位的授权和资金资源.
   2. Contact the Classification & 薪酬办公室审核合适的职位分类和薪酬，并最终确定职位描述.
   3. For all classified positions, 在外派之前，人力资源部门必须向国家公务员委员会确认没有预先存在的候选人库.
2. The hiring manager will initiate “Create Position” in Workday. 该职位将通过审批程序. 如需协助完成步骤，请参阅 Create a Position.
3. 一旦职位被批准，如果招聘经理准备发布该职位的广告, the hiring manager will initiate “Create Job Requisition” in Workday. Please note the following Recruitment Plan will need to be attached. 工作申请将通过审批程序. 如需协助完成步骤，请参阅 Create a Job Requisition.
4. 在工作申请被批准后, 指定一名主要招聘人员，他们将发布该职位.

B. Replacement Position

1. If the hiring manager is replacing 空缺职位(相同的职位简介), position level and range), the hiring manager will initiate “Create Job Requisition” in Workday. Please note the following Recruitment Plan must be attached. 工作申请将通过审批程序. 如需协助完成步骤，请参阅 Create a Job Requisition.
   1. For all classified positions, 在外派之前，人力资源部门必须向国家公务员委员会确认没有预先存在的候选人库.
2. 在工作申请被批准后, 指定一名主要招聘人员，他们将发布该职位.Note: 如果招聘经理想要改变职位，或者用一份不同的工作简介来代替这个职位, position level, range or funding source, 招聘经理应向预算/拨款会计办公室确认适当的资金，并与叙级和薪酬办公室联系，以确定是否需要启动 Edit Position Restrictions or Create a Job Requisition.

C. Additional Considerations

1. 在创建职位描述时，要包括以下内容:
   1. 具体的工作职责
   2. Required and preferred qualifications or academic credentials – specify what minimum degree is required; e.g. bachelors, masters, or doctoral
   3. 有工作经验者优先, if applicable; specify the required minimum number of years of experience.
2. 请记住，选定的决赛选手必须满足职位描述中规定的所有最低要求资格.

Note: 在某些情有可原的情况下，部门/单位可要求直接聘用. Please see the Direct Appointments section.

A. Recruitment Plan

招聘经理应该完成以下内容 Recruitment Plan ，以便提供有关广告场地及甄选委员会成员的资料.

1. 人力资源部门会自动将所有职位发布到 高等教育招聘联盟(HERC) webpage and HigherEdJobs.com.
2. 选择广告场地时, 创造性地和战略性地思考——目标是广泛撒网，以产生多样化和合格的申请人池. (Ex. professional journals and associations; college/university placement offices and academic departments; affinity-oriented professional associations; and industry-specific list serves and publications.)请参阅以下的详细清单 suggested advertising venues. 人力资源部将与您的单位合作，在理想的场所做广告.
3. 所有广告必须包括以下通知:十大博彩推荐排名州立大学是一个机会均等/平权行动机构
4. 遴选委员会应由不同性别、年龄、种族、国籍等人士组成. Refer to the 十大博彩推荐排名州立大学招生委员会政策 for detailed guidance.

B. Voluntary Self-Identification

1. 外部申请人应通过网站申请空缺职位 Workday jobs portal. 内部申请者需登录Workday，搜索“寻找工作”，申请空缺职位.” For further details, refer to Apply for a Job Internally.
   Note: Workday will prompt all 申请人需填写一份工作申请表，包括自愿的自我识别信息.
2. 人力资源部保密地保存所有自我识别数据，以帮助满足各种报告要求. 这些信息不会与招聘单位共享，也不会用于评估候选人的申请.

C. Search Committees

1. Refer to the 十大博彩推荐排名州立大学招生委员会政策 for detailed guidance.
2. 招聘经理通过电子邮件邀请人力资源部门参加招聘委员会的首次会议 hrcompliance@hebhgkq.com
3. 遴选委员会主席和遴选委员会成员将在工作日对申请人进行审查，并确定选择面试候选人并进行面试的流程. 如需在工作日内查看和/或移动申请人，请参阅 遴选委员会主席/助理的遴选及聘用程序(PDF) and the 遴选委员会成员的遴选及聘用程序.

一旦确定了决赛选手 prior 通知入围者他们被推荐担任该职位:

1. The hiring manager must email class-comp@hebhgkq.com 要求提供入围候选人的薪资建议，并在电子邮件中抄送以下人员:
   1. The Primary Recruiter assigned to the Job Requisition
   2. The Compliance Office at hrcompliance@hebhgkq.com
      Note合规办公室将在工作日发布一份平权行动报告，并审查/批准整个申请人群体的招聘流程，以确保符合大学的EEO/AA指导方针.
2. 在叙级和赔偿办公室提出薪金建议后 and 合规办公室审核/批准了整个申请人的招聘流程, 招聘经理将与主要招聘人员协商，讨论流程的下一步步骤(例如.e. 建议的开始日期，确定如何进行口头薪资讨论等.)
3. 经口头推荐延长，入围者口头接受后:
   1. 招聘经理将通知首席招聘人员最终商定的薪水和开始工作的日期.
   2. 招聘人员会在工作日将入围者转移到背景调查阶段. 如需协助，请参阅 遴选委员会主席/助理的遴选及聘用程序(PDF). 人力资源部将通过电子邮件向入围者发出背景调查邀请，以启动背景调查流程.
4. 招聘经理或招聘委员会主席将联系最终入围者，完成背景调查过程.
   1. External Finalist:
      1. Required:
         1. 至少三(3)份背景调查和/或推荐信
         2. 至少是三个参考文献中的一个 must be from a former manager (meaning someone who supervised the finalist); the other two references can be from a colleague, cross-functional partner, client, previous manager, etc. 
      2. Preferred:
         1. 其中一份推荐信来自现任雇主的某个人(即使这个人已经不在公司工作了). However, this not a requirement; it’s a preference.
   2. Internal Finalist:
      1. Required:
         1. 现任主管出具的一份推荐书和/或推荐信. 
   3. Reference Check:
      1. 参考调查问题-分类表格
   4. Letters of Recommendation:
      1. 打印的信件应该印有公司抬头.
      2. 电子邮件推荐是可以接受的，并且应该包括电子邮件签名和公司品牌.
   5. 搜索主席将通过完成推荐调查“任务”将推荐调查和/或推荐信上传到Workday。. Please refer to the 遴选委员会主席/助理的遴选及聘用程序(PDF) 注:如果入围者是内部候选人(现任十大博彩推荐排名州立大学正式员工), 他们只需要从他们的直接主管那里获得一封推荐信.
5. 背景和参考资料的审查过程是完整的和令人满意的, 主要招聘人员将根据口头商定的条款发出录取通知书. 在任何情况下，如果没有令人满意地完成背景调查，将不会发出录取通知书.
6. Offer Letter将通过审批流程提交给人力资源副总裁进行最终审核和批准.
7. 在人力资源副总裁签了聘书之后, 入选者将在他们的工作日候选人主页账户中收到录取通知书，供他们审查并签名接受录取.

在特殊情况下，可能需要直接预约. 在这种情况下，招聘经理必须确认这些职位在Workday中存在. 然后，招聘经理会进行以下步骤:

1. Initiate Create a Job Requisition 以"直接雇佣"为理由.
2. 在“附件”部分，上传:
   1. Candidate’s resume
   2. 详细解释绕过标准查册程序的理由(包括为什么在目前情况下进行标准查册是不切实际的，或者在其他方面符合大学的最大利益)
3. 招聘经理会邀请候选人填写一份表格 自愿自我证明表格，其结果将自动传递给人力资源部. 经紧急任命或直接任命的候选人 must 符合空缺职位的资格要求.

Note: When considering the request, 人力资源副总裁和EEO/AA官员将确保遵守适用的平等机会和平权行动法律法规.

有关招聘经理新员工入职培训的信息，请访问 Onboarding Employees page.